EGGA Journey

Tugas Bagian Reservasi

Sebagai seorang petugas bagian reservasi kita mempunyai beberapa tugas yang

harus dijalankan agar kegiatan reservasi di suatu hotel dapat berjalan dengan

efisien dan efektif. Berikut adalah tugas seorang reservationist :

1. Membaca dan mengisi log book

Mengisi log book wajib dilakukan oleh seorang reservationist yang akan

habis shift kerjanya namun ada masalah-masalah yang harus ditindak lanjut

oleh reservationist di shift berikutnya. Masalah yang biasa dicatat di log

book adalah tamu yang pindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, dll..

Membaca log book wajib dilakukan oleh reservationist yang baru memulai

shift kerjanya, karena perlunya tindak lanjut masalah yang dicatat di log

book oleh reservationist dari shift sebelumnya. Bila reservasionist lupa

membaca log book akibatnya akan ada komplain dari tamu karena

penanganan masalah yang lambat dan kurang efisien.

2. Menghitung persediaan kamar

Menghitung persediaan kamar untuk kamar yang sudah terjual (hour in)

maupun kamar yang belum terjual (available room). Tugas ini bertujuan agar

reservationist dapat mengetahui kamar yang belum terjual dan dapat

menawarkan langsung kamar yang belum terjual jika ada tamu yang

melakukan reservasi.

3. Mempersiapkan peralatan kerja

Peralatan kerja harus selalu tersedia saat bekerja, sehingga pekerjaan

reservationist menjadi lebih efisien dan efektif. Peralatan kerja yang penting

digunakan bagian reservasi adalah reservation form atau formulir reservasi.

4. Menerima pesanan kamar 

Seorang reservationist tidak hanya menerima pesanan kamar melalui

telepon. Pemesanan kamar juga bisa terjadi melalui faksimile atau e-mail.

Oleh karena itu seorang reservationist harus mempunyai kemampuan dan

pengetahuan dalam menggunakan alat tersebut.

5. Mengisi formulir pemesanan

Kegiatan iini biasanya dilakukan ketika tamu sedang reservasi. Ada dua jenis

pengisian reservation form yaitu secara manual dan sistem. Secara manual

berarti reservationist memasukkan data tamu ke formulir pemesanan dalam

bentuk kertas atau slip, sedangkan secara sistem berarti reservationist

memasukkan data tamu ke dalam komputer untuk hotel yang sudah

mempunyai sistem tertentu.

6. Melakukan penataan rak pemesanan (reservation rack)

Tugas  ini biasanya dilakukan setelah reservationist menghitung kamar atau

mendapat pesanan kamar. Kegiatan ini biasa dilakukan di hotel-hotel yang

melakukan reservasi secara manual.

7. Melakukan pemeriksaan rutin

Pemeriksaan yang harus dilakukan oleh seorang reservationist meliputi,

laporan rutin hunian kamar pada malam hari ( room night daily), tamu yang

tidak datang (no show), dan tamu yang tidak membatalkan pemesanan kamar

(cancelation daily).

8. Menerima komplain/masukan dari tamu

Sudah sewajarnya sebagai reservationist akan sering mendapat komplain dari

tamu tentang pelayanan hotel yang kurang memuaskan. Sebagai pekerja

yang profesional kita harus mendengar komplain tamu dengan saksama dan

membuatkan solusi atas masalahnya. Akan tetapi, kadang reservationist juga

mendapat pujian dari tamu jika tamu merasa nyaman dengan pelayanan yang

telah diberikan.

9. Melakukan dokumentasi

Setiap tamu yang sudah memiliki reservasi namun tidak jadi datang (no

show), menunda kedatangan (delayed postpone), membatalkan reservasi

(cancellation), dan datang lebih awal (early check-in) harus dibuat catatan

agar menjadi dokumen atau rincian tentang data tamu di sebuah hotel.

10. Mempersiapkan segala sesuatu

Sebelum tamu check-in seorang reservationist harus mengetahui data tamu

dan mempersiapkan segala keinginan tamu (guest special request).

Contohnya adalah mempersiapkan kamar, fasilitas tambahan dan pelayanan

antar jemput tamu (pick up service).